会社の蔵書をどう活用する?FRACTAの社内DXその②〜ブック・キープ・サービス〜

会社の蔵書をどう活用する?FRACTAの社内DXその②〜ブック・キープ・サービス〜

こんにちは、FRACTA E3局の佐藤です!

〈E3局とは?〉

FRACTAにおけるE3局とは、総務・経理・人事などを担当するいわゆるコーポレート部門の部署です。

E3は「Employee Empowerment & Environment」の頭文字で、一般的な総務の仕事に留まらず、FRACTAメンバーが仕事をしやすい環境づくりを日々模索し、アップデートしていくという意味が込められています。

テクノロジーを駆使しながらクライアントのブランド支援を行うFRACTA。

ブランドを支援するクライアントワークメンバーだけでなく、バックオフィス担当となる我々E3局も日々テクノロジーの活用やDXによる効率化を考え、より良い社内環境を整えるべく工夫しています。

今回は、そんなFRACTAの社内DXのひとつをご紹介したいと思います!

会社書籍の管理ってむずかしい…

会社所有の書籍、皆さんの会社ではどのように管理していますか?

FRACTAでは、業務に関わる知識を得るための書籍は会社負担で購入し、会社の共有財産として所有しています。

これまでは以下のフローで運用していました。

①欲しい本をネットで探す
②個人で上長に購入申請
③許可が出たら個人にてネット購入→自宅に届く
④本を読み終えたら個人でオフィスの本棚へ戻す
⑤その後は他社員も自由にレンタル可能

勉強熱心で読書好きなメンバーが多いこともあり、上記書籍購入制度の利用率は高く、会社所有の本の在庫はかなり豊富です。しかし、これまで在庫管理はできておらず、せっかくの蔵書を生かしきれていませんでした。

具体的には、以下のような課題がありました。

  • 本の在庫状況がわからない

会社として所有している本を把握できておらず、一覧としてまとめられていなかったため、件数は少ないとはいえ同じ本の重複購入も発生していました。

また、各書籍がオフィスにあるのか・社員個人の手元にあるのかというステータス管理もできておらず、出社しないとどんな本があるかわからない、そもそも目的の本があるかどうかも不明な状態でした。個人間での「この本持ってますか?」という確認の手間もありました。

  • 出社しないと本を借りられない

多くの社員がリモート主体で勤務しており、遠方勤務のメンバーもいる中で、出社しないと本を借りたり返却したりができない状況でした。

これによって読書や学習の機会損失も起きていたと考えられます。


上記問題解消のため、過去には「表紙の写真を撮って一冊ずつNotionに登録していく」などの案が出たこともありましたが、時間と労力の面で断念…。

12月にオフィスの移転が決まり、改めて会社にある本をどうするかという問題に直面したため、一念発起してこの問題に取り組むこととなりました!

社内図書館の新時代到来!?

そこで我々が選んだのが、東京書庫が運営している「ブック・キープ・サービス」です!

こちらのサービスは、書籍を運営会社の倉庫(書庫)に預け、保管&管理をしてもらえるものです。預ける際に本をリスト化してもらえて、Web上のマイページで預けている本の情報を一覧で見られる&検索もできるようになります!(法人だけでなく個人利用も可能です。)

ブック・キープ・サービスでの書籍レンタルは以下の流れです。

①読みたい本をマイページで検索
②手続きして発送してもらう
③ポストで返却=リストに戻る

以前と比較するとレンタルフローが格段にスムーズになります!

▼詳しいサービス内容はこちらから
https://www.tokyo-shoko.com/about/

これは便利!ということで回収方法などについて問い合わせ、申し込みに至りました。(メールの対応もとても親切丁寧でありがたかったです!)

その後、個人宅に散らばっていた書籍を一旦オフィスに集めてから梱包作業を行い、ダンボール15箱分の本を書庫へと発送!

約1ヶ月で本の登録が完了し(なんと552冊もありました!)、書庫からの貸し出しが可能な状態になりました。

↓このような形で本の詳細を見ることができます!


本のタイトルや著者名などから検索して、引き出したい本をECサイトのようにカートに入れていき発送を依頼する形式なので、特に難しい操作もなく簡単に手続きができました。

発送もスムーズで、3営業日程度で自宅のポストに本が到着(冊数が多い場合はダンボールで送ってくださるようです)。返送用の封筒も入っており、返却も難なく行えそうです!

書籍管理のアップデートで読書がより身近で便利に!

このサービスを利用することで、先に挙げた課題が解消され、以下のメリットを得ることができました!

・会社で所有している書籍を全社員が把握できる
・個人間の「この本持ってますか?」というような確認の手間が不要に
・本の重複購入を避けられる
・出社の有無や居住地に関わらず本を借りられる
・気軽に本を借りられることで学びの機会が広がり、メンバーの知識向上に繋がる

上記以外にも、実際に利用を始めて気づいた良い機能もありました。

  • 本の情報ページにメモを入れられる

各書籍に対してのメモ機能があり、マイページから自由に入力することができます!

本のレビューや、どのような情報を求めている場合に役立つかなど、本選びの参考になる情報を蓄積していけそうです◎

  • マイページ上に本棚を作ることができる

複数冊の本を自由にまとめられる「本棚」というグループ分け機能があり、本のジャンルや用途ごとに分類できるようになっています。

FRACTAでは「新人さんに読んでほしい本」「〇〇に困ったら読む本」などの本棚を作って活用予定です!

ただ新しいものに飛びつくのではなく、自社にとってベストな選択・制度構築を

8月上旬に社内リリースしましたが、既に多くのメンバーが本を引き出してくれています。遠方勤務のメンバーも利用しており、早速課題に感じていたポイントが解消されたことを実感できました。

これから実際に利用していく中で感じる課題もあると思うので、メンバーの意見を吸い上げながらアップデートしていきたいと思います!

書籍関連で言うとKindleのような電子書籍もあると嬉しいという声もあるため、紙の本派とのバランスもとりながら、より良い方法を模索していきたいです。

いかがでしたか?

コーポレート部門のDXというと、経費精算や労務管理の効率化やシステム導入などについての話が多いイメージですが、FRACTAではこのような形でも社内DXを進めています。

「DX=新しいものに飛びつく」のではなく、社内メンバーの特性を理解し、自社にとってベストな選択・制度構築ができるよう、日々試行錯誤を重ねていくことが大切です。

ちなみに今回の記事もいい見出し案が思い付かず、AIに質問してヒントをもらいました!このような形で、最新のテクノロジーに日常的に触れておくことも心がけています◎


このような社内向けの取り組みが、社内メンバー、ひいてはクライアントのブランド支援のお役に立てることを信じて、これからもE3局は「FRACTA」というブランド創りを内側から推進していきます!


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