経費精算を簡単にしたい!FRACTAの社内DXその①〜UPSIDER〜

経費精算を簡単にしたい!FRACTAの社内DXその①〜UPSIDER〜

FRACTA コーポレート局改め、E3局経理担当の日出嶋です!
E3という名称はもともと課(Division)の名前だったのですが、今年の6月から局名としてあらためて掲げることになりました!E3は【Employee Empowerment & Environment】の頭文字をとっており、一般的にいう総務の仕事に留まらず、FRACTAメンバーが仕事をしやすい環境づくりを日々模索し、アップデートしていくという意思を表しています。どうぞよろしくお願いいたします!

今回は、FRACTAの社内DXの一環として新たに導入した 法人クレジットカード「UPSIDER」について、実際に使用してみての体験を記事にしました!

■アナログ経費精算はもういやだ!

もともとFRACTA社内では経費の立て替えや精算件数はそれほど多くなく、領収書やレシート原本を提出してもらうというアナログな精算方法でも手間はかかっていませんでした。

しかし、遠方勤務のメンバーが増え、アフターコロナでクライアントと直接会う機会も多くなり、交通費を始めとしたさまざまな経費が以前より頻繁に発生するようになりました。

これまでの精算方法では、経費精算が増える=メンバーが対応しなくてはいけない工数も増える、というシステムになっていました。法人カードは役職のある一部メンバーに配布していましたが、全社員の経費精算をもっと簡単に、メンバーの負担を少しでも減らせるようにしたいという思いがあり、法人クレジットカードの「UPSIDER」を導入することにしました!

〈UPSIDERカードとは〉

UPSIDERカードは、法人カードとして利用できるクレジットカードです。

https://up-sider.com/

大手クレジット会社との契約と違い、初期導入費用・カード発行手数料・年会費などが一切かからず、通常のクレジットカードと同じように利用できます。

カードごとにリアルカードとバーチャルカードの2種類から選ぶことができ、発行枚数の制限はありません。発行もとてもスピーディーで、リアルカードは申請後1週間ほどで会社に届きます(バーチャルカードは審査通過後すぐに取得できます!)

公式リリースより引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000005.000076272.html

■今すぐ使い始めたい!!

FRACTAではクライアントのブランドコンサルティングと自走サポートを行う際、まずはそのブランドを知るために、実際の商品の購入やブランド体験を積極的に行うようにしています。

体験購入時の支払いは、高額な場合は事業管掌役員が所有している会社のカードで決済、さほど高くないものや急いでいる場合は個人で立て替え→経費精算をして給与と共に振り込み、という方法をとっていました。ひとりが複数案件を担当していると、購入頻度が増え、立て替えの負担が大きくなってしまったり、経費の申請を忘れてしまったりという課題が生じていました。

また出社とリモートのハイブリット勤務により、メンバーのほとんどがリモートで勤務しています。そのため領収証原本の提出が遅れることも多く、締め作業がなかなか終わらない…という葛藤もありました。

導入を検討し始めたのは2023年5月の中旬。FRACTAは6月が期の始まりのため、期初に合わせて利用開始したいという思いがありました。

かなりタイトなスケジュールでしたが、約2週間のうちにUPSIDER側との初回MTG→審査→カード発行→メンバー全員分のカード設定と発送まで完了し、無事6月からの使用に至ることができました!(ここのスピード感はさすがE3…!と我ながら感心してしまいました)

導入まで半月という脅威のスケジュールで進めることができたのは、UPSIDER側の対応の早さ(本当にありがたかったです!)と、何より操作や設定が簡単で直感的に行えるところにあったと思います。

管理画面を使っていてわかりづらいな、これはどうやるんだろう?というポイントはほぼありませんでした。また、メンバー側の設定についても「ここはどうするの?」という問い合わせが必要ないくらいわかりやすい設計で、スムーズに設定を進めることができました。

■実際に使ってみて

メンバーがこの2〜3ヶ月で使用した感想を一部ご紹介します。

・個人の経費立て替えがなくなり負担が減った!

・Slackと連携しているので申請漏れがなくなった!

・使用の履歴がすぐわかるので安心!

・UPSIDERカードのカスタマーセンターの対応がスマートで感動した!

・カードがマット仕様でかっこいい!

・ICチップとVisaのタッチ決済にも対応していて便利!

このように、個人の負担が大きく減少し、メンバーからも大好評です!
経理側としての使用感もとてもよかったです。

会計システムのマネーフォワードとも簡単に連携でき、決済履歴と領収証の照合が即座に終わりました。体感ですが、締め作業がいつもの半分くらいの時間とストレスで終わったような気がします!!業務時間の削減に貢献してくれたUPSIDERの2つのおすすめ機能をご紹介します。

  • Slack連携

FRACTAではコミュニケーションツールとしてSlackを利用しているため、Slackと連携できるのも嬉しいポイントでした。UPSIDERカードで決済を行うと、使用されたカード・金額・支払い先などの情報がSlackにほぼリアルタイムで届きます。

  • 限度額の変更/設定

メンバーごとに月の限度額を設定でき、限度額の変更が即時反映されるのもとても便利に感じています。限度額オーバーで決済ができなかった際もすぐにSlackに通知がくるので、メンバーから問い合わせがくる前に上限額変更→再決済の依頼をするなど、先回りして対応することができます。

■企業成長の加速をサポートするUPSIDER

冒頭に「FRACTAメンバーが仕事をしやすいように…」と書きましたが、結果的にUPSIDER カードの導入で一番恩恵を受けていたのは経理担当の私かもしれません…!!

経理の業務はデジタル化してもうまく運用できなかったり、社員側への説明が難しく逆に問い合わせが増えてしまったり、デジタル化することで冷たい対応だと感じられてしまったり、結局出社して対応しなくてはいけなかったりするなど、新しいツールの導入に足踏みしてしまうことも多いのではないでしょうか。

そんな中、このUPSIDERカードは導入することにより社内メンバー・経理担当者共に生産性が上がり、便利になったことを双方が実感できる、控えめに言って最高なカードでした…!

UPSIDERカードについてもっと詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください!

https://up-sider.com/lp/

※ベタ褒めしておりますが、PR案件ではございません!

■今後の展望

現在は主に個人経費での使用を主としていますが、各種ツールの利用料支払いにUPSIDERカードを登録するなどのテスト運用を始めています。

今後は部署ごとに経費を分類することができたら、会計システムに取り込まれたデータを仕分けする手間がなくなるので、さらに管理が簡単になる…!と考えています!

UPSIDERカードの機能もこれからどんどん追加されるようなので、便利な機能がリリースされ次第、FRACTA側の設定や使い方もアップデートしていきます!

FRACTAはテクノロジーを駆使して日々ブランド支援をしていますが、それは私たちのような会社とメンバーを支える部署も同様です。

ブランド支援と同じように、ただ新しければいい・最新を取り入れればいいではなく、「FRACTAにとって最良なのは何か」を考え、どのようなテクノロジーを取り入れるべきかという取捨選択をしていくことが重要だと考えています。

これからもその視点を大切にしながら、FRACTAらしい新しい取り組みを実施していきます!


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