目指せ社内Wikipedia!? FRACTAのナレッジ共有文化

目指せ社内Wikipedia!? FRACTAのナレッジ共有文化

こんにちは!FRACTA CSV局の村中です。

日々採用面接をしているなかで、応募者の方からよくいただく質問の中に、「FRACTAのいいところ、好きなところはどんなところですか?」というものがあります。

その質問に対して、南茂が「知識や経験、つくった資料など役立つものはどんどんシェアしてよりよくしていこうよ!という文化ですね」と答えていて、横で聞きながらいや本当にそうだな…と思ったのをきっかけに(笑)
今日はFRACTAのナレッジ共有文化について書きたいと思います。

FRACTAの文化を知っていただくだけでなく、社内のナレッジ共有や属人化に悩んでいる方のヒントになれば嬉しいです◎

 

限られた時間をより有効に使うために。

FRACTAナレッジ共有文化の大元になっているのが、「時間は有限である」という考え方です。「その限られた時間のなかでよりよい成果を出すために、効率化できるところはできるだけ効率化して、使うべきところにしっかり時間を使おう!」と。

これは代表の河野が常々言い続けてきたことでもありますし、ずっと引き継がれているのは歴代の社員たちがコツコツ実践してきた積み重ねでもあります。(この場を借りて感謝を伝えます!ありがとうございます!!!)

ナレッジ共有文化を根づかせた2つの環境要因

エンジニアの世界ではお互いのナレッジをシェアするというのは当たり前のことかもしれません。しかしFRACTAのように多種多様な職種のメンバーがいる会社において、この考え方が浸透しているというのは珍しいのではないでしょうか。

たとえば個々人に「ノルマ」が課せられているような場合、自分が苦労して調べたデータや作った資料は独り占めしたい!という気持ちになることもあると思います。(たぶん私もそう思うはず…)

FRACTAのナレッジ共有文化が浸透しているのには、働く環境もひとつの要因になっています。たとえば以下の2つ。

1つめは、FRACTAでは基本的に仕事を「チーム」で行うという点です。ブランドさんとのプロジェクトではプランナーやアートディレクター、デザイナー、プロジェクトディレクターなど複数の職種のメンバーで都度プロジェクトチームをつくって進行しますし、バックオフィス部門やアカウンティング部門、私たちのような広報マーケティング部門においても基本的には「チームで成果を出す」ことが求められます。
そのような環境の中では、自分が調べたことや知っていることをチームメンバーが0から調べていたら2倍3倍の時間がかかってしまい、無駄な工数になってしまいますよね。

2つめは、FRACTAの業務領域がとても幅広いという点です。ブランディングやビジネスプランニングのような「構想」の部分から、実際のアウトプットやコマースの「実装」部分まで関わっているため、メンバーに求められる知識知見も多岐にわたります。
その範囲は年々増えていっているため、個々人がそれぞれに頑張ってもなかなかカバーするのが難しいのです。

このような環境的な理由から、お互いの知識や経験をシェアすることが自分自身にとってもプラスになります。(というかしないと苦しい…)

esaからNotionへ。ツールの変遷

とはいっても、「お互いのナレッジをシェアしましょう!」と言って、いきなりできるものではありません。

FRACTAも、今でこそ「Notionを見れば会社や業務についての多くの情報が網羅されている」状態ですが、ここに来るまでには年月がかかりました…。
ここまでどんなステップで進めてきたかを振り返ってみようと思います。

元々はGoogle DriveやBacklogなどプロジェクト単位でのファイル管理や共有をしていましたが、2017年頃から「社内ナレッジベースを作ろう!」ということでesaの使用を開始しました。

当初はなかなか記事をまとめることに慣れていないメンバーも多く、書く人が偏ったりもしていましたが、代表の河野や一部のメンバーが積極的に記事を記載し土台を整備してくれたおかげで、少しずつ「自分の知識や躓いたところを記事に残す」習慣が広がっていきました。

このフェーズでesaを選んだことは結果的にとても良かったなと思っています。いきなり高度なことを始めようとしても、なかなか活用できず…なんてことがよくあると思います。

esaはシンプルで直感的に使えることに加え、「最初から完璧なものなんてない。」という思想を反映する「だいたいできた?」という公開ボタンの文言など、記事をまとめることのハードルをぐっと下げてくれました。
まだナレッジシェアが習慣づいていない段階では、この「記事を気軽に書きやすい」ということはすごく重要でした。

しばらくesaを使っていくうちにナレッジをまとめる習慣がみんなに定着してきたことや情報量が多くなってきたことから、「溜めたナレッジをより活用していく」ことを目指し2021年1月にNotionへの移行を実施。中の整理を重ねて今に至ります。
(esaからNotionへの移行にあたってはRI局のメンバーが頑張ってくれました!圧倒的感謝◎)

 

FRACTA流、Notion活用のポイント

さてここからは、いろいろと試行錯誤しながら得たNotion活用、というかナレッジベース活用のポイントを紹介したいと思います◎
特に、「他の人が活用しやすくするには?」という視点で3つ挙げてみました◎
(当たり前だったらすみません…)

その1 階層はなるべく浅く!

esaもNotionも、カテゴリごとに記事を階層に分けて格納できます。esaから移行したばかりの頃はページの階層が深いものも多かったのですが、結論…深いところに格納したページは見られにくい!!更新されにくい!!!!ということで、現在は原則3階層までとしています◎

その2 記事冒頭に「このページについて」を書く!

「読み手のことを考えよう」の一環として、記事の最初に「このページについて」という、記事内容の概要がわかる部分を記載しています。全部読んでから「あれ?思っていた情報と違う…」となると悲しいですよね。。

その3 「見出し」をつける!多くなったら目次リンクを設置!

こちらも「読み手のことを考えよう」の一環ですが、読み手がほしい情報にアクセスしやすいよう、見出しをつけています。長々とメリハリのないテキストが並んでいると読みにくいですよね。

また、記事が長くなってしまった場合には、<Table of contents機能>を使って目次リンクを設置しています◎

まだまだ進化の途中!

と、ここまでFRACTAのナレッジ共有文化について記載をしてきましたが、まだまだ進化の途中です。引き続きよりよい方法を求めて改善していきたいと思います◎
ぐぐっと成長した暁には、また続編を書きますのでお楽しみに…!


 

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